Conceptos para usar el Catálogo
El Catálogo reúne lo que tu organización ofrece. La ficha guarda cómo se identifica cada ítem, su precio y sus datos comerciales y tributarios. Las categorías y características te ayudan a organizarlo.
En las pantallas, ítem es el nombre general de un registro de producto o servicio. Una variante también tiene su propio registro de producto.
Producto y servicio
Un producto representa un bien, como una bolsa de arroz. Tiene una unidad de medida y puede participar en el control de existencias de Logística.
Un servicio representa una prestación, como una excursión o una asesoría. Puede tener un precio fijo o quedar A definir en la venta. Sus unidades disponibles incluyen Unidad (servicios), Hora y Día en el entorno del ejemplo.
Elige el tipo antes de guardar. El formulario bloquea el tipo y el código interno al editar un ítem ya creado.
Qué identifica cada código
| Dato | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Describe lo que vendes y ayuda a reconocerlo. | Arroz Costeño extra 5 kg. |
| Código interno | Identifica el ítem dentro de tu catálogo. Puedes escribirlo o dejar que se asigne al guardar. | ARR-COS5 o PRD-005. |
| Código de barras | Guarda el identificador que figura bajo las barras del producto. | 7759000000208. |
| Código de producto SUNAT | Guarda la clasificación del ítem que se propone para el comprobante. El campo admite ocho dígitos. | Se completa con el código que corresponda al producto o servicio. |
El código de barras y el código SUNAT son opcionales en el formulario. Cada variante tiene su propio código interno y puede tener su propio código de barras.
La marca identifica la marca comercial del producto, como Costeño o Primor. La descripción larga permite ampliar el nombre con detalles que se proponen al vender, por ejemplo «Arroz extra superior, bolsa de 5 kg».
Unidad y presentación
La unidad de medida indica a qué unidad corresponde el precio registrado. Si vendes una bolsa de arroz de 5 kg y eliges Bolsa, el precio del ejemplo corresponde a esa bolsa. Si registras un servicio por Hora, el precio corresponde a una hora.
La presentación puede describir el tamaño o formato de un producto. En el ejemplo, 800 g y 2.6 kg son opciones que distinguen variantes. Esas etiquetas ayudan a elegir la versión del producto. Revisa también la unidad de medida y el precio de cada variante.
Categoría, característica, opción y variante
| Concepto | Qué organiza | Ejemplo |
|---|---|---|
| Categoría | Agrupa ítems para encontrarlos y filtrarlos. Es opcional. | Limpieza del hogar. |
| Característica | Define un aspecto que cambia entre las versiones de un producto. | Aroma o Tamaño de detergente. |
| Opción | Es un valor de una característica. | Limón dentro de Aroma. |
| Variante | Es la combinación que se registra y se vende por separado. | Limón / 800 g. |
| Conjunto | Reúne las variantes de un mismo producto bajo un nombre base. | Detergente de demostración. |
Una categoría tiene alcance Productos, Servicios o Ambos. Por ejemplo, una categoría exclusiva de servicios se ofrece a los servicios al clasificarlos. Las categorías organizan el catálogo y no aparecen en los comprobantes.
Una característica contiene una lista de opciones. Para crear variantes eliges las características y al menos una opción de cada una. Un aroma × dos tamaños genera dos combinaciones. Dos aromas × dos tamaños genera cuatro.
El conjunto tiene nombre y estado. Cada variante conserva su ficha, código, precio, imagen y estado. La lista permite desplegar el conjunto para ver sus variantes. Por eso puedes ver una fila de producto y varias variantes vendibles.
Al guardar el conjunto quedan fijadas las características y las combinaciones de las variantes creadas. Planea primero qué aspectos distinguen el producto. Más adelante puedes agregar nuevas combinaciones usando esas características.
Precio, moneda e impuestos
Precio unitario es el importe correspondiente a la unidad elegida. Moneda indica si ese importe está en Soles (PEN) o Dólares (USD), las monedas admitidas en este catálogo. Conserva el importe en la moneda seleccionada al registrarlo.
El precio incluye IGV indica cómo registraste el importe. Marcado significa que el precio escrito ya contiene el IGV. Desmarcado significa que lo registraste sin incluirlo. En la ficha puedes consultar el valor guardado. El interruptor aparece al elegir la afectación gravada del ejemplo.
En un servicio, dejar el precio vacío permite definirlo al vender. Un precio escrito como 0 es un importe definido. Antes de guardar, comprueba si quieres registrar un importe o dejarlo por definir.
Afectación del IGV guarda el tratamiento elegido para el ítem. Código de detracción guarda la clasificación de detracción cuando corresponde. Completa ambos según la configuración tributaria de tu operación y confirma esa selección con la persona responsable de la contabilidad. Los valores usados por los negocios de demostración son ejemplos de configuración.
Estado, archivo y borrado
Un ítem Activo está disponible para su uso habitual en el catálogo. Inactivo permite conservarlo y consultarlo con el filtro de estado. Para volver a ofrecerlo, usa Activar.
Archivar conserva una característica u opción para su mantenimiento y consulta. Activar permite recuperarla. Una opción archivada puede seguir formando parte de una variante que ya se creó.
Borrar elimina el registro seleccionado cuando sus condiciones de uso lo permiten. La pantalla ofrece confirmación antes de ejecutar los borrados documentados. Las categorías con ítems, las características en uso, las opciones usadas por variantes y los conjuntos con variantes tienen restricciones de borrado.
El estado de un conjunto y el de cada variante se revisan por separado. La pantalla de edición del conjunto avisa que sus cambios no actualizan los datos de las variantes existentes.
Existencias, almacén y kardex
Almacén es la ubicación donde se registran las existencias. Stock o existencias es la cantidad del producto en esa ubicación. Kardex es la relación de movimientos que explica cómo cambió ese saldo.
En el arroz del ejemplo hay 180 unidades en Río Seco y 60 en Tienda Cercado. Cada fila del kardex indica la cantidad que entra o sale y el Saldo después en ese almacén. Un traslado produce una salida en el origen y una entrada en el destino.
Con control y Sin control indican si el producto participa en el control de existencias. Registrar su ficha y preparar sus existencias son tareas de Catálogo y Logística respectivamente. Si necesitas cantidades, revisa el flujo de inventario de tu organización.
La ficha ofrece Stock por almacén y Kardex cuando tu organización tiene Logística y tu cuenta puede consultar existencias.
Guardar, cancelar y permisos
Los cambios del formulario principal se envían mediante Crear producto, Registrar servicio o Guardar cambios. Cancelar descarta lo escrito en ese formulario y, cuando corresponde, pide confirmar el descarte.
La imagen y las operaciones confirmadas sobre características u opciones tienen su propio guardado. Por ejemplo, una opción que agregaste durante el asistente puede quedar creada aunque canceles después el producto.
Solo lectura permite consultar. Las altas y la edición requieren acceso de gestión. La organización activa determina el catálogo que ves. Consulta Problemas y preguntas frecuentes si falta una acción o un dato.